道歉信的基本格式由称谓、正文和署名组成，道歉信的开头顶格写上收信人的名字。然后是正文，简单交代对何事进行道歉，解释事情发生的原因，消除误会或矛盾。再次表示遗憾和歉意，表明愿意补救的愿望，提出建议或安排。最后写上写信人的姓名和日期。
道歉信是要向对方陈述无法答应的所请所托的原因，对不愿为的事，可声明自己的一贯主张，对不能为的请托，更应陈述理由，说明自己为什么不能为。
写道歉信要将事情原委解释清楚。说明情况与理由，要实事求是、简明扼要。态度要诚恳、用词要婉、语气要温和得体。
道歉信语气要诚恳，说明清楚为何你觉得要道歉以及日后你希望怎样补救，不要忘了检讨自己和感谢对方。
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